Voordelen van een papierloos advocatenkantoor

Een papierloos advocatenkantoor kan veel voordelen bieden. Advocaten hebben een sterk document-georiënteerd beroep. Voorafgaand aan de recente ontwikkeling van documenten management software, werden de meeste gegevens gesorteerd en geplaatst in een archiefkast. Advocaten hebben een routine waarin ze documenten verwerken, sorteren en plaatsen op de juiste plaats wat een enorme hoeveelheid werk is. Een volledig papierloze omgeving kan dus veel voordelen en een aanzienlijke tijdsbesparing opleveren.

Papierloos advocatenkantoor, werkt dat?

Papierloos advocatenkantoor, werkt dat? Dankzij de technologische ontwikkelingen zijn advocatenkantoren bezig met het vinden van de ideale manier om hun kantoor papierloos te kunnen laten opereren. Twee grote voordelen hiervan zijn: de op de cloud-gebaseerde documentenopslag is goed geordend en het biedt veel meer ruimte. In de juiste handen zou documenten management een goede oplossing kunnen zijn voor advocatenkantoren die zich geen raad meer weten met al het papierwerk. Een mappen-structuur zou goed kunnen zijn, maar bladeren door allerlei mappen om de juiste documenten te vinden kost enorm veel tijd. Dit kan online door een zoekfunctie snel opgelost worden.

Hoe als advocaat met advocaten software om te gaan

Hoe gaat u als advocaat om met een advocaten software software? Maak goed gebruik van de bestandsnaam. Met al uw documenten is het handig om dezelfde structuur aan te houden. Het kan zo zijn dat u eerst cliëntnaam, type document, datum en versienummer aanhoud. Dit is een goede basis. Het is handig om een gids beschikbaar te hebben, zo kunt u er voor zorgen dat alle medewerkers binnen uw advocatenkantoor zich bewust kunnen worden van de bestandsnaam structuur. Dit zorgt ervoor dat iedereen het daadwerkelijk ook doet.

Het is handig om een onderzoek te houden onder de werknemers van uw advocatenkantoor en te kijken hoe zij opzoek gaan naar documenten. Dit zou bijvoorbeeld kunnen door het uitzoeken of dat ze op voor of achternaam zoeken of op eventuele andere gegevens van een cliënt. Elke advocatenkantoor is anders en het is handig om te begrijpen hoe uw personeel werkt met documentatie. Hierop kan je je naamstructuur aanpassen dit kan heel veel uren besparen en uw werk optimaliseren.

Beter nog is het kiezen van een softwarepakket welke ondersteuning biedt aan metadata. Daardoor wordt de indexering minder afhankelijk van de bestandsnaam en is het error-proof van menselijke input.

Bespaar tijd met een goede advocaten softwarepakket

Laten we ons voorstellen dat uw bedrijf 100 documenten per dag genereert en met behulp van uw methoden duurt het maar 60 seconden om het juiste document te vinden. Dit zou uitkomen op een totaal van 40 minuten(!) die wordt besteed aan het zoeken van documenten en bestanden. Dan hebben we het aspect ‘gegevens toevoegen’ nog niet toegevoegd. Stel je je even voor dat je een tool kunt beheren waarbij je alles in één hebt zitten. Dit zou kunnen betekenen dat je nog maar 15 seconden of minder nodig hebt voor toegang tot het document. Hierdoor bespaar je 360 uur(!) per jaar. Meer weten over het direct besparen van geld door digitaal werken, lees dan eens dit onderzoek van Ricoh.

Plaats een reactie