Juridische documenten digitaal faxen

Er zijn vandaag de dag vele mogelijkheden om documenten te delen. Echter voor juristen zijn deze mogelijkheden niet allemaal veilig. Hoe kunt u veilig juridische documenten delen? Maakt uw kantoor nog steeds gebruik van koeriersdiensten wanneer het aankomt op het veilig delen van juridische documenten? Of wordt er traditioneel gebruik gemaakt van email, post of fax? Uiteraard wilt u de regels van de Nederlandse orde van advocaten zoveel mogelijk naleven en een zekere vorm van controle houden over de door u verzonden documenten.

Daarnaast hebben bijna alle advocatenkantoren efficiëntie in de document workflows hoog op de agenda staan. Dit komt voornamelijk uit de ambitie om kosten te besparen en er tegelijkertijd een milieubewuste bedrijfsvoering op na te houden.

Veilig juridische documenten versturen

Voor alle advocatenkantoren is het belangrijk dat documenten efficiënt worden beheerd en dat het delen van deze documenten met derden op de juiste manier verloopt. Zeker binnen de advocatuur is er een strijd tussen de efficiëntie in de document workflows en de beste beveiligingsnormen. Advocaten staan vaak onder druk van strakke deadlines en zitten niet te wachten op veel rompslomp bij het opleveren of verkrijgen van de juiste informatie binnen de juiste documenten. Het veilig en snel versturen van juridische documenten is daarom binnen de advocatuur een bedrijfskritisch proces geworden.

Behoeften tijdens het delen van documenten:

  • Veilig juridische documenten delen: Beveiliging is van cruciaal belang bij het delen van informatie en documenten die worden toevertrouwd door cliënten en derden.
  • Navolging van regels, normen en waarden van de Nederlandse orde van advocaten
  • Controle over de door uw verstuurde documenten
  • Efficiënte werking van systemen
  • Efficiëntie in document workflows om kosten te besparen en de inkomsten van uw advocatenkantoor te verhogen.
  • Een sustainable en groene bedrijfsvoering.

Juridische documenten versturen via fax

Juridische documenten versturen via fax wordt veel toegepast binnen de advocatuur. Daarnaast is de fax nog steeds een vast onderdeel binnen veel organisaties. Het versturen van juridische documenten via fax heeft als voordeel dat er bijna geen infrastructuur of dure hardware voor nodig is. Alleen al daarom is het interessant om fax mogelijkheden te integreren in een softwarepakket voor de advocatuur. Tevens is het met fax eenvoudig om documenten digitaal te archiveren, kosten te verlagen en de efficiënte te verhogen.

Digitaal faxen van documenten, hoe werkt dat?

Digitaal faxenDigitaal faxen voor de juridische sector blijkt uit onderzoek de afgelopen paar jaar steeds populairder te worden. Dit komt doordat er steeds minder gebruik wordt gemaakt van papieren stukken binnen de advocatuur. Echter, de behoefte om deze digitale stukken te faxen blijft. Door het gebruiken van een digitale fax wordt het analoge faxapparaat ingeruild voor een faxserver. Via deze server wordt het faxverkeer gedigitaliseerd en verstuurd via een e-mail adres zonder dat er functionaliteiten verloren gaan.

Efficiëntie digitaal faxen

Een ondertekende fax is in Nederland nog steeds een rechtsgeldig document. Dit is één van de redenen waarom er binnen de advocatuur nog steeds wordt gewerkt met de fax. Daarnaast is een proces ook vaak afhankelijk van het wel of niet ontvangen van een document. Als de post niet op tijd op plaats van bestemming kan komen is de fax vaak de uitkomst.

Hoewel het faxen van juridische documenten nog veel wordt gedaan is het vaak een tijdrovend proces. Zeker vandaag de dag met de vele digitale stukken moeten documenten eerst worden uitgeprint alvorens ze worden gefaxt. Onderzoek toont aan dat dit proces wel 8 minuten in beslag neemt. Door gebruik te maken van een digitale faxoplossing kunt u juridische stukken vanuit uw e-mail direct doorsturen naar een faxapparaat.

Faxen via uw document management systeem

Met Files42 bieden wij een optimale integratie voor het direct faxen van juridische stukken vanuit uw document management systeem. Wij zorgen zelfs dat u het document niet meer hoeft te versturen naar een speciaal ‘fax e-mail adres’. Met één druk op de knop verstuurd u een document die u zojuist nog even snel heeft aangepast als fax naar uw een derde partij of cliënt. Tevens worden uw inkomende faxen ook direct geplaatst in uw Files42 document management systeem.

Veiligheid digitaal faxen

Veiligheid staat bij de ontwikkeling van ons document management systeem altijd voorop. Zo ook bij de mogelijkheid tot het digitaal versturen van fax. Bij de verzending wordt er gebruik gemaakt van een beveiligde AES 256 bit verbinding welke door financiële instellingen ook wordt gehanteerd bij de verzending van privacy gevoelige informatie. Tevens wordt er IP-autorisatie toegepast waardoor het voor buitenstaanders onmogelijk is om documenten uit uw naam te faxen. Daarnaast worden uw gefaxte documenten niet opgeslagen op externe servers.

Faxen: Analoog v.s. FoIP

Er zijn twee methodes om digitaal een fax te versturen: Fax over een analoge lijn of over de internetverbinding (Fax over IP, FoIP). Het nadeel van FoIP is dat er met deze techniek problemen kunnen ontstaan met het versturen van grote bestanden. Daarnaast is deze methode een stuk gevoeliger voor storingen dan wanneer er wordt gefaxt over een analoge faxlijn.

Digitale fax over een analoge (ISDN) lijn wordt daarom toegepast voor het faxen via het Files42 document management systeem. Dit omdat de betrouwbaarheid hoger is dan over FoIP en minstens zo veilig als het gebruik van een traditioneel analoog faxapparaat.

Interesse in wat u kunt besparen met een document management systeem voor de advocatuur met geïntegreerde fax mogelijkheden? Neem contact met ons op voor meer informatie

3 Reacties
  • M Duin
    Beantwoorden

    Graag ontvang ik informatie over het veilig versturen van documenten.
    In bovengenoemde info staat niets over systeemeisen van de ontvangers van de digitale fax.
    Kan je mij daar ook meer over vertellen?
    Mvg, Marry Duin

    • Jerry Donker
      Jerry Donker
      Beantwoorden

      Beste Marry,
      Als ik u vraag goed begrijp vraagt u zich af hoe het zit met de hardware/apparatuur van de ontvanger van een digitale fax? Op de manier hoe wij de fax mogelijkheden geïmplementeerd hebben (dus dat de fax op de faxserver verder verstuurd wordt via een ‘ouderwetse’ analoge verbinding) zijn er geen aanvullende vereisten aan de faxapparatuur van de ontvangende partij. U voert dan ook gewoon het faxnummer in van de ontvanger.

      Uiteraard moet deze wel, zoals gebruikelijk, over faxapparatuur beschikken ;).

      Mocht u verder nog vragen hebben hoor ik het graag.

pingbacks / trackbacks
  • […] te doen. Erg zonde! Klinkt dit u bekend? Zorg dan dat uw softwareleverancier voor de advocatuur een geïntegreerde fax mogelijkheid aanbiedt. Het liefst één die gebruik maakt van een analoge verbinding, want dat is net zo […]

Plaats een reactie