Documentbeheer advocatuur: In 6 stappen digitaal documentbeheer

Documentbeheer in de advocatuur is onder de advocaten de afgelopen jaren een trend. Dit omdat zeker in de advocatuur documentbeheer aanzienlijke voordelen met zich mee kan brengen. Denk bijvoorbeeld aan efficiëntieverbeteringen, besparingen op reiskosten door het vergroten van de thuiswerkmogelijkheden en de verlaging van de kosten voor documentbeheer. Echter is selectie en implementatie voor de gemiddelde advocaat, die zich doorgaans niet erg thuis voelt in de wereld van de digitale documentbeheersystemen, een ramp.

Digitaal documentbeheer voor de advocatuur: De mogelijkheden

In de markt zijn er diverse aanbieders van digitale documentbeheer systemen. De meesten hebben een brede focus op de gehele markt, dus ook buiten de advocatuur. Deze zijn op voorhand al een afrader omdat deze systemen vaak te veel functies hebben en niet volledig voldoen aan de eisen van uw kantoor en die van uw advocaten. Daarnaast bestaan dan ook nog aantal aanbieders die zich richten op documentbeheer voor de advocatuur. Deze zijn interessanter voor uw advocatenkantoor omdat ze zich gespecialiseerd hebben in documentbeheer binnen de advocatuur.

  1. Opzet server en werkomgeving
  2. Configuratie en ontwerp
  3. Optioneel: Maatwerk
  4. Testen en handleidingen
  5. Lancering en terugkoppeling
  6. Evaluatie en updates

Leveranciers documentbeheer voor de advocatuur

Het kiezen van één van de leveranciers gespecialiseerd in documentbeheer systemen voor de advocatuur is een aan te raden. U bent dan veelal verzekerd van toegespitste functies binnen een systeem die veel gebruikt wordt onder advocaten. Echter is er binnen deze selecte groep leveranciers ook weer onderscheid te maken: De meeste werken met lokale toepassingen en plugins. Het documentbeheer systeem wat door de leverancier geleverd wordt werkt dan alleen in combinatie met installatie van lokale software op de computers binnen uw kantoor. Buiten dat deze werkwijze veiligheidsrisico’s met zich mee brengt, zijn de thuiswerkmogelijkheden ook direct verdwenen.

Documentbeheer Saas (Software as a Service)

De andere groep aanbieders van documentbeheer voor de advocatuur werken op zogenoemde Software as a Service (SaaS) basis. Het idee achter SaaS is dat u geen projectkosten, opstartkosten en/of lokale installaties hoeft uit te voeren om met het documentbeheer systeem te gaan werken. In de praktijk blijkt het echter steeds vaker dat aanbieders opstartkosten, consultancy uren of integratie/set-up kosten rekenen.

Documentbeheer voor de advocatuur met Files42

Files42 is een documentbeheersysteem op SaaS basis en exclusief ontwikkeld voor advocaten en juristen. Ons documentbeheersysteem vereist geen lokale installatie of ingewikkelde set-up maar werkt direct en binnen iedere webbrowser en op ieder apparaat, zelfs op uw iPhone of iPad. Files42 documentbeheer stelt u in staat om uw PDF, Microsoft Office en overige bestanden te raadplegen, bewerken, delen en archiveren binnen de web browser. Wij zorgen er met ons ‘zes stappen proces’ voor dat uw advocatenkantoor binnen enkele dagen een digitaal documentbeheer systeem in gebruik heeft en binnen enkele weken volledig in de ‘look-and-feel’ en structuur van uw advocatenkantoor operationeel is.

Hoe wij in 6 stappen uw documentbeheer volledig digitaal maken

1. Opzet server en werkomgeving

Wij reserveren voor iedere advocatenkantoor een server op het ISO27001 en NEN7510 gecertificeerde datapark AMS3 in Amsterdam. Doordat uw Files42 werkomgeving op een eigen server draait heeft u geen last van gebruikers pieken van overige klanten. Daarnaast wordt er in overleg een lanceringsdatum (5) bepaald een datum waarop de plenaire introductie zal plaats vinden (4).

2. Configuratie en ontwerp

Wij passen de look-and-feel van uw documentbeheer systeem kosteloos aan de huisstijl van uw advocatenkantoor aan. Dit is erg professioneel als u bestanden deelt met cliënten. Zij komen dan terecht in de digitale omgeving van uw kantoor met uw logo en huisstijl accenten. In deze fase bepalen wij ook met u de organisatorische indeling. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het vastleggen van document en map-structuren.

3. Optioneel: Maatwerk

In het geval u nog een ander systeem gebruikt voor bijvoorbeeld dossiervorming kunnen wij deze met Files42 integreren. In deze fase implementeren wij de door u gewenste toevoegingen en uitbreidingen in uw Files42 werkomgeving.

4. Testen en handleidingen

In deze fase testen wij alle functies, maatwerk en workflows. Ook leveren wij dan op maat gemaakte handleidingen en komen wij desgewenst een dagdeel kosteloos een plenaire introductie en training geven.

5. Lancering en terugkoppeling

In deze fase lanceren wij uw Files42 documentbeheer systeem voor uw advocatenkantoor. Bij meer dan 30 gebruikers maken wij gebruik van een zogenaamde ‘soft launch’, een lancering met een select aantal gebruikers om na twee weken de werkelijke lancering te plannen. De eerste gebruikerservaringen worden na afloop van de eerste week terug gekoppeld.

6. Evaluatie en updates

Wij luisteren graag naar onze klanten en doen daar ook iets mee. Wij willen u immers tevreden houden. Daarom zullen er periodiek automatisch updates uitgevoerd worden binnen uw documentbeheer systeem. Ook vinden wij het interessant om met u contact te houden na de afronding om te brainstormen over eventuele toevoegingen of nieuwe functies die wij in een update zouden kunnen meenemen.

Interesse in wat Files42 uw kantoor op het gebied van documentbeheer kan bieden? Bekijk het uitgebreide overzicht van functionaliteiten, onze prijzen of vraag een gratis demo aan voor 14 dagen.

Reacties
pingbacks / trackbacks
  • […] Met Files42 bieden wij een optimale integratie voor het direct faxen van juridische stukken vanuit uw document management systeem. Wij zorgen zelfs dat u het document niet meer hoeft te versturen naar een speciaal ‘fax e-mail adres’. Met één druk op de knop verstuurd u een document die u zojuist nog even snel heeft aangepast als fax naar uw een derde partij of cliënt. Tevens worden uw inkomende faxen ook direct geplaatst in uw Files42 document management systeem. […]

Plaats een reactie