Document management voor de advocatuur: zelf doen of uitbesteden?

Uiteraard kunt u document management binnen uw advocatenkantoor zelf (her)structureren, maar dat kan maanden tot zelf jaren in beslag nemen en leidt u tevens af van uw kerntaken. Een betere aanpak is veelal om experts op het gebied van document management u te laten helpen met de opzet en implementatie van effectief document management binnen uw advocatenkantoor. Op deze wijze worden de kosten die gepaard gaan met het invoeren van een document management systeem transparant en goed beheersbaar. Wij geven u graag vijf redenen waarom u dit zou moeten doen.

1.      Maak uw papieren documenten beter beheersbaar

Een doorsnee advocatenkantoor produceert en ontvangt een gigantische hoeveelheid aan documenten. Zowel op papier als digitaal. Het terugvinden van een papieren document gaat bij het gemiddelde advocatenkantoor eenvoudig vanwege een geijkte routine en structurering. Echter wanneer het aankomt op het terug vinden van digitale documenten gaat het mis. Documenten zijn wel altijd terug te vinden, maar uit onderzoek van onderzoeksbureau Gartner blijkt dat de gemiddelde advocatuur hier veel tijd aan kwijt is.

2.      Document management voor advocaten zonder zelf te investeren

Het uitbesteden van document management voor de advocatuur stelt u in staat om gebruik te maken van de nieuwste technologieën op onder ander het gebied van veiligheid en gebruiksgemak zonder zelf te investeren in ontwikkeling en onderhoud van een document management systeem. Door gebruik te maken van een SaaS (Software as a Service) programmatuur geniet u van alle voordelen en voortuitgang op technologisch vlak zonder dat u daar investeringen voor hoeft te doen. Veelal is de migratie naar een dergelijk systeem ook kosteloos.

3.      Snelle implementatie en schaalbaarheid

mockup files42Het implementeren van een document management systeem voor uw advocatenkantoor hoeft niet tijdrovend te zijn. Een externe oplossing kan binnen enkele weken zijn geïmplementeerd, vergeleken met een interne oplossing waarbij het maanden duurt deze te (her)evalueren, aan te schaffen en te implementeren. Als uw behoeften door de tijd heen veranderen, kan uw partner daar op inspelen door het aanbod te veranderen of uit te breiden. Denk bijvoorbeeld wanneer u besluit te gaan uitbreiden: Uw behoefte aan opslagcapaciteit en werkcapaciteit van uw document management systeem zal dan toenemen doordat meer advocaten hier gebruik van gaan maken. In het geval van een intern systeem zal er ook direct extra moeten worden geïnvesteerd in document management. Wanneer u een leverancier heeft is een enkel telefoontje vaak voldoende.

4.      Een hybride document management oplossing voor uw digitale ambities

Terwijl het aantal digitale documenten binnen uw advocatenkantoor met rap tempo groeit heeft u waarschijnlijk ook nog veel papieren documenten. Een mogelijkheid is om alle papieren documenten in één keer te digitaliseren en op te nemen in een document management systeem zodat alles digitaal beschikbaar is. Een andere optie waar veelal voor wordt gekozen is een hybride oplossing: Een partner kan uw papieren document opslaan en op aanvraag digitaal beschikbaar maken in uw document management systeem. Deze laatste methode is veelal goedkoper dan alles in één keer digitaliseren.

5.      Uw medewerkers hebben altijd alles voorhanden

Tegenwoordig is iedereen gewend zelf te ‘googlen’ naar informatie op het internet. Uw advocaten binnen uw kantoor hebben deze behoefte ook als het gaat om het verkrijgen van documenten en informatie binnen het kantoor. Met een goed document management systeem is uw complete archief goed doorzoekbaar en zijn documenten eenvoudig en snel terug te vinden. Door de implementatie van een centraal document management systeem heeft iedere medewerker tevens toegang tot de laatste versie van een document en zijn communicatiestromen over bewerkingen geautomatiseerd. ( bron: Facto.nl )

Bent u er klaar voor?

Wij bieden met Files42 een gedegen document management oplossing voor de advocatuur. Met korte doorlooptijden implementeren wij graag ook bij u op kantoor Files42. De implementatie is veelal vrij van investeringen en u betaald enkel voor de opslag ruimte die u gebruikt. Interesse naar de mogelijkheden? Bekijk onze eigenschappen, onze aantrekkelijke tarieven of neem contact met ons op!

Plaats een reactie