Document management voor de advocatuur: 10 tips

Document management voor de advocatuur is niet geheel nieuw, sterker nog: Advocaten hadden al vanaf halverwege de jaren 90 de mogelijkheid om te gaan werken met een digitaal document management systeem. Vandaag de dag hebben de meeste bedrijven document management redelijk goed geregeld. Alleen in de advocatuur wordt nog regelmatig met papier of losse documenten op lokale computers gewerkt. Vandaar dat document management voor de advocatuur de afgelopen paar jaar ‘booming’ is. Dit artikel gaat over die document management systemen voor de advocatuur: Hoe werken ze? En wat voegen ze toe binnen uw kantoor?

Inhoudsopgave

  1. Opslaglocatie van uw data
  2. Het maken van back-ups
  3. ISO27001 certificering
  4. Maak gebruik van de voordelen van SaaS (Software as a Service)
  5. ‘Keep it simple’!
  6. Ondersteuning van bestandformaten en versiebeheer
  7. Het delen van bestanden
  8. Email management: Automatisch bijlagen opslaan
  9. Mogelijkheden bij het toevoegen van nieuwe bestanden en documenten
  10. Een veilige SSL verbinding is alles

Digitaal document management in de advocatuur is moeizaam

De meeste advocaten zullen het eens zijn met de stelling dat papieren documenten meer voordelen hebben. Van papier lezen en het daarop maken van annotaties zoals notities en markeringen is handig en snel. Daarnaast zijn advocaten en medewerkers in de advocatuur nou gewoon eenmaal gewend aan die meterslange archiefkasten met dikke ordners en weten daar ook nog eens goed mee om te gaan.

Uit onderzoek blijkt dan ook terecht dat deze voorkeur in de advocatuur voor werken met pen, markeerstift en papier voortkomt uit de conservatieve cultuur binnen de vakgroep. Daarnaast speelt er onder advocaten ook regelmatig een gevoel van superioriteit wat geen aanleiding geeft tot verandering en innovatie. De aandeelhouders en dus ook de besluitvormers binnen het kantoor zijn vaak in handen van de oudere generaties waardoor de invloed van jonge advocaten gering is. Tenslotte is één van de drijfveren om op papier te blijven werken wel de ontvreemding van privacy gevoelige documenten vanuit een digitaal document management systeem.

Document management voor de advocatuur wordt noodzaak

Wat de reden ook mag zijn dat u als advocaat zich hecht aan het werken met papieren dossiers, uw werkwijze nadert snel zijn einde. Per 1 januari 2016 zal met de invoering van het nieuwe wetsvoorstel KEI de advocatuur digitaal moeten gaan procederen.

KEI, wat staat voor ‘programma kwaliteit en innovatie’ zal met het digitale portaal ‘Mijn Zaak’ er voor gaan zorgen dat zowel advocaten, particulieren en bedrijven een rechtszaak kunnen beginnen en volgen. Dit betekent dat het voor advocaten een eis wordt om dossiers en stukken digitaal aan te leveren. Voor de advocaat die liever met papieren documenten werkt lijkt dit waarschijnlijk een ramp. Toch zijn er veel positieve ervaringen in de advocatuur met het nieuwe digitale werken.

Document management systeem voor advocaten

Een document management systeem, ook wel een DMS genoemd, is een systeem voor het efficiënt beheren van alle documenten zodat u zich meer op uw hoofdtaken kunt focussen. Een document
management systeem is bij een redelijke omvang van documenten, een uitkomst. Onderzoek heeft binnen iedere branche een substantiële productiviteitsverhoging en verbetering van de efficiency aangetoond bij het invoeren van een document management systeem. Zeker voor het gemiddelde advocaten kantoor, waar een redelijke omvang van het aantal documenten meer regel dan uitzondering is, levert een goed document management systeem veel toegevoegde waarde. Kostenbesparingen lopen dan al snel op tot een modaal jaarsalaris per advocaat.

U kent waarschijnlijk de weg in de eerder genoemde en traditionele meterslange archiefkasten op uw duim. Echter, bij het opslaan en bewaren van documenten op een computer gaat het vaak mis. Hoe vaak komt het niet voor dat u ‘ergens’ een bestand op uw computer heeft staan en dat u niet meer exact weet onder welke naam. Soms staat het document ook nog ééns op meerdere plaatsen onder dezelfde naam. En nog erger is als uw collega’s er ook in hebben gewerkt op verschillende locaties. Het overzicht is snel zoek. Wanneer dit het geval is met verschillende bestanden bent u zonder dat u het merkt veel tijd kwijt aan het beheren van uw documenten.

Altijd en overal paraat

Bij de bovengenoemde problematiek helpt een document management systeem voor de advocatuur u. Door simpelweg een trefwoord of dossiernummer in te vullen ziet u direct alle relevante en benodigde documenten. Vaak kunt u de documenten ook nog ter plekke inzien, bewerken of delen met uw cliënt. En niet alleen dat: Het is toegankelijk vanaf ieder apparaat waar u ook bent.

Het volgende probleem komt dan al snel om de hoek kijken: Veel aanbieders vragen substantiële investeringen, kunnen de veiligheid van uw bestanden niet garanderen of voldoen niet aan de eisen die uw workflow stelt. Op welke punten moet u nu juist letten bij het aanschaffen van een document management systeem voor de advocatuur? Wij hebben de tien belangrijkste voor u op een rij gezet.

1. Opslaglocatie van uw data

Opslaglocatie dataZorg er voor dat uw document management systeem leverancier de privacy van uw kantoor serieus neemt. Ga dus niet met partijen in zee die gebruik maken van Amazon Web services voor het opslaan van uw documenten. Het mag dan wel snel zijn, ze moeten nog steeds voldoen aan de Amerikaanse privacy wetgeving omtrent digitale opslag en die zijn voor advocaten alles behalve gunstig. Denk bijvoorbeeld aan de bekende Patroit act. Samenvattend: Zorg er voor dat uw data op Nederlandse servers wordt opgeslagen.

2. Het maken van back-ups

Niets is zo cruciaal voor uw continuïteit als advocatenkantoor dan uw archief en bestanden van actuele zaken. Zorg er dan ook voor dat uw document management systeem leverancier daar zorg voor draagt. Dit betekent dus het maken van back-ups. Bespreek ook waar deze back-ups worden opgeslagen en weggeschreven. De goedkoopste manier om back-ups weg te schrijven is om gebruik te maken van trage buitenlandse (en veelal slecht beveiligde) servers. Transparantie over de back-up data is dus even belangrijk als het eerder gestelde in punt één.

3. ISO27001 certificering

ISO27001Als laatst over de opslaglocatie van uw documenten: Draag er zorg voor dat uw leverancier gebruik maakt van datacenters die ISO27001 gecertificeerd zijn. ISO27001 is een industriestandaard voor informatiebeveiliging en geeft aan dat er op meerdere niveaus zorg wordt gedragen voor de beveiliging van uw documenten. Maakt uw leverancier gebruik van ISO27001 gecertificeerde datacenters in Nederland voor zowel opslag als back-ups? Dan is uw data in veiligere handen als dan het lokaal opgeslagen staat binnen uw kantoor. In het geval u ook als advocaat in het bezit bent van medische gegevens van uw cliënt, zorg er dan voor dat uw datacenter naast de ISO27001 certificering ook de NEN7510 certificering voor het opslaan van medische patiëntinformatie bezit.

4. Maak gebruik van de voordelen van SaaS (Software as a Service)

Waarom zou u veel project en opstart kosten betalen als u ook goedkoop af kan zijn met een SaaS abonnement? U betaald dan veelal alleen maandelijks een vast bedrag op basis van het aantal gebruikers en/of de opslagcapaciteit die u gebruikt. Daarnaast hoeft u ook niet te investeren in dure hardware en licenties. De introductie van een dergelijk systeem heeft ook veelal ook een zeer korte projectduur. In 6 stappen maakt u al gebruik van digitaal documentbeheer  door dit uit te besteden aan een gespecialiseerde partner.

5. ‘Keep it simple’!

Zorg er voor dat uw aan te schaffen document management systeem voor uw advocaten kantoor eenvoudig in gebruik is: Keep it simple. Niemand zit te wachten op complexe systemen waarbij ze het eerste half jaar na ingebruikname deadlines missen omdat ze niet met het document management systeem om kunnen gaan. Hou het zo eenvoudig mogelijk dus. De ultieme tip: Microsoft Sharepoint is erg mooi maar absoluut geen document management systeem.

6. Ondersteuning van bestandformaten en versiebeheer

Advocaten binnen uw kantoor moeten zonder specifieke programmatuur op een apparaat kunnen werken met het document management systeem. Concreet: Draag er zorg voor dat binnen het document management systeem Office en vooral PDF bestanden bewerkbaar en raadpleegbaar zijn. Let hierbij op de functies die binnen de advocatuur veel gebruikt worden: Het maken van markeringen, bladwijzers en overige annotaties. Ook is het handig als Microsoft Office documenten in team verband live bewerkt kunnen worden. Dit voorkomt meerdere versies en het overschrijven van elkaar document.

7. Het delen van bestanden

Zeker met de introductie van KEI ‘Mijn zaak’ is het handig als u direct documenten kunt delen die de cliënt altijd en overal kan openen op zijn smartphone, computer of tablet. Let er op dat u naast het delen van documenten ook complete dossiers, ofwel complete mappen, kunt delen. Dit kan handig zijn als u een cliënt een compleet inzicht wilt geven. Traditioneel documenten naar de rechtbank faxen? Dat is ook nog steeds mogelijk en gebeurt met één druk op de knop.

8. Email management: Automatisch bijlagen opslaan

U ontvangt binnenkort of al reeds veel bijlagen per email. Onhandig zou het zijn als u al deze documenten handmatig moet plaatsen in uw document management systeem. Bovendien kost u dit als advocaat extra tijd. Zorg er voor dat uw leverancier geïntegreerd email management biedt binnen het document management systeem zodat emailbijlages automatisch geplaatst worden in de juiste dossiers en mappen op basis van onderwerp, emailadres of inhoud van het bericht. Vermijdt hierbij plugins of extensies voor programma’s als outlook. Het nadeel daar van is dat op het moment dat u bijvoorbeeld niet op kantoor bent door vakantie of ziekte er ook geen nieuwe binnenkomende email bijlagen meer geplaatst worden in het document management systeem.

9. Mogelijkheden bij het toevoegen van nieuwe bestanden en documenten

Soms heeft u grote documenten of archieven verpakt in .ZIP formaat. Het is dan handig dat uw document management systeem deze eenvoudig op pakt en plaatst. De meeste systemen hebben moeite met bestanden boven de 100-200 mb. Zorg er voor dat het systeem dus uitgerust is met moderne technologie en zonder problemen met bestanden tot 10 gb kan om gaan.

10. Een veilige SSL verbinding is alles

Document Management SSL

U herkent de ‘groene adresbalk’ vast wel en u let er altijd goed op bij het doen van bankzaken via internet. Dit houdt in dat de organisatie gevalideerd is op het hoogste veiligheidsniveau en dat de verbinding tussen u en het datacenter waar uw bestanden staan gecodeerd en beveiligd is.

Waarom nog langer wachten?

Met bovenstaande artikel, het steeds dichterbij komen van het digitaal procederen en de vele voordelen die het werken met een document management systeem voor de advocatuur met zich mee brengt kunt u een concurrentie achterstand oplopen wanneer u niet over stapt. U kunt dan altijd, voor de handigheid en vanuit nostalgie, de teksten uit printen.

Geen zin om u te verdiepen in de systemen van verschillende aanbieders? Graag bieden wij u met Files42 een totaaloplossing voor document management voor de advocatuur. In een webinair (telefonisch live demo op afstand met beeld) laten wij u graag vrijblijvend zien wat Files42 binnen uw advocatenkantoor kan betekenen.  Of chat eens met ons door rechtsonder op de pagina te klikken!

5 Reacties
  • Peter
    Beantwoorden

    Veel nuttige informatie, waarvoor bedankt. Echter vind ik ook het aantal referenties een belangrijk punt bij de selectie van een DMS.

    • Jerry Donker
      Jerry Donker
      Beantwoorden

      Bedankt Peter! Het aantal referenties en de bestaande klantenkring is zeker niet onbelangrijk. We zullen het punt bij de volgende update van ons artikel dan ook zeker meenemen.

  • P. Verlo
    Beantwoorden

    Goed artikel. Wij zijn momenteel ook bezig met document management voor ons kantoor. Kan ik een brochure of demo krijgen?

    • Jerry Donker
      Jerry Donker
      Beantwoorden

      Bedankt! En ja, dat kan. U kunt ons bellen op 0180 852 627 of stuur even een e-mail naar info@files42.nl

pingbacks / trackbacks
  • […] aan de slag met een documentbeheer systeem voor de advocatuur binnen uw kantoor? Lees dan deze tien praktische tips voor de selectie van een document management systeem voor de […]

Plaats een reactie