Advocatensoftware in 2017: Corporate social networking, Meta-data & Samenwerken

Sommige praktijk management systemen (waaronder Files42) bieden mogelijkheden om samen te werken met collega’s. Van corporate social networking (een soort Facebook-achtige omgeving binnen jullie portaal) tot het samenwerken binnen Microsoft Office bestanden. Deze vorm van ‘live interactie’ is een trend die is ontstaan door het intensieve Facebook en Whatsapp gebruik de afgelopen jaren en zorgt er binnen een advocaten software product voor dat mensen binnen het advocatenkantoren onderling en met cliënten razendsnel kunnen schakelen.

Corporate social networking

Een echte “fun-factor” binnen innovatieve praktijk management systemen is een social networking mogelijkheid. Je kan dan connecten met collega’s binnen een Facebook-achtig dashboard die op dossier of op portaal niveau zijn ingebouwd. Leuk om elkaar up-to-date te houden over alle dossier of kantoor gerelateerde zaken.

Samenwerken in Microsoft Office en Adobe PDF bestanden

Omdat advocaten veel werken met Microsoft Office en PDF documenten vonden wij dat wij dit binnen een praktijk management systeem in de browser moesten realiseren. Vandaar ook dat wij de mogelijkheid bieden om toegevoegde Microsoft Office en PDF bestanden te openen en te bewerken binnen een dossier. Het voordeel zit hem in de mogelijkheden tot samenwerking tussen collega’s: Je ziet precies wie en wanneer heeft gewerkt aan een document.

Notificaties

Je hebt immers maar twee paar ogen en je kan onmogelijk alle lopende zaken binnen een portaal in de gaten houden. Het is dus van belang dat een gekozen praktijk management systeem een uitgebreid notificatie systeem heeft die je op de hoogte houdt binnen de portaal en per e-mail van lopende zaken. Zo kan je maximaal productief zijn in 2017!

Aankondigingen

Iets belangrijks te vertellen tegen je collega’s of cliënten? Laat het in één keer aan iedereen weten door een melding boven aan de (cliënten) portaal. Zo weet iedereen direct wanneer je rekeningnummer is gewijzigd of wanneer en waar die borrel zal plaats vinden.

Zoeken en het belang van meta-data

Een zoekfunctionaliteit binnen je praktijk management systeem stelt je in staat om waardevolle tijd te besparen met het terug vinden van alle zaken die binnen het systeem zijn opgeslagen. Een goede zoekfunctionaliteit bepaalt voor een groot deel de efficiëntie van je praktijk management systeem. Bepaal voor jezelf wat de omvang van de informatie binnen het kantoor is. Wanneer je een paar duizend dossiers wilt gaan beheren is de zoekfunctionaliteit een stuk belangrijk dan wanneer de omvang van een stuk kleiner is. Daarnaast is het ook belangrijk om te bepalen hoe je informatie binnen je praktijk terug wilt vinden.

Zoeken op een andere eigenschap als de naam van een dossier, cliënt of factuur? Dan moet de zoekfunctionaliteit ondersteunen om te zoeken op basis van overige meta-data. Wellicht heb je ook specifieke wensen om te zoeken op basis van meta-data. In 2017 zal meta-data een belangrijk onderdeel zijn in vele advocaten software gezien de toenemende omvang van informatie.

Plaats een reactie