Advocatenkantoor voorbereiden op komst programma KEI?

Uw advocatenkantoor voorbereiden op programma KEI van de rechtspraak? Gezien programma KEI inhoud dat u digitaal moet gaan procederen en dus ook digitaal relevante documenten moet gaan indienen geven wij tips hoe u dit het best kunt bereiken zodat uw digitale documenthuishouding op orde blijft. Hieronder vindt u een opsomming van de belangrijkste voordelen van een online werkplek vergeleken met de traditionele manier van document verwerking en opslag die momenteel gebruikelijk is binnen de advocatuur. In verhouding tot het lokaal of binnen het netwerk centraal opslaan van documenten biedt een online werkplek u meer voordelen en bewegingsruimte. Daarnaast hoeft u uw hoofd niet meer te breken over back-ups. Zo weet u zeker dat u de in KEI aangeleverde en ontvangen documenten op orde blijven.

Documenten centraal opgeslagen

Voor velen een vaag begrip, want wat is nou ‘centraal opslaan’? Om een voorbeeld te nemen van twee uitersten: Bij een lokale opslag worden documenten op de computer of laptop van de persoon opgeslagen die daar op dat moment aan werkt. Voordeel van lokale opslag is dat de advocaat altijd toegang heeft tot het document, ook zonder internetverbinding. Het grootte nadeel is dat bij schade of diefstal van het apparaat het werk verloren gaat: Er is dus geen back-up beschikbaar. Ook wanneer andere advocaten aan hetzelfde document willen werken dienen zij eerst hun collega te benaderen om het document uit te wisselen. Het bekende gevolg is dat er meerdere versies ontstaan op meerdere lokale opslag media. Daarnaast zit er een limiet aan het lokale opslag medium.

Wanneer documenten centraal worden opgeslagen heeft iedereen ten alle tijden toegang tot de documenten. Andere advocaten loggen dan vanuit huis of op kantoor in binnen de beveiligde omgeving en kunnen daar documenten bewerken of raadplegen. Versies worden bijgehouden en oudere versies kunnen indien gewenst terug geplaatst worden. Back-ups worden, afhankelijk van de type leverancier, iedere 4-48 uur gemaakt. Daarnaast is gecentraliseerde opslag veelal veiliger dan lokale opslag omdat deze afhankelijk is van de geïnstalleerde virus scanner en  beveiliging van het gebruikte netwerk.

Snellere toegang tot informatie, dus ook snellere besluitvorming

Wanneer documenten gecentraliseerd en geïndexeerd zijn binnen het advocatenkantoor kunnen er sneller besluiten worden gemaakt. Dit omdat de juiste informatie sneller kan worden gevonden.

Denk maar eens aan een situatie van een collega die op vakantie is. Wanneer hij op zijn laptop of werkplek specifieke documenten heeft opgeslagen hebben andere advocaten hier geen toegang toe. De zaken die deze advocaten dan behandeld draaien op dat moment dan op een laag pitje en wanneer de cliënt belt voor aanvullende informatie heeft een collega-advocaat geen volledige toegang tot de juiste informatie.

Minder tijd kwijt aan zoeken naar documenten

Een advocaat is tijdens zijn dagelijkse werkzaamheden veel bezig met het werken en raadplegen van documenten. Tijdswinsten kunnen dus behaald worden wanneer deze documenten door een advocaat sneller kunnen worden gevonden. Met eenvoudige zoekfunctionaliteiten zorgt een document management systeem voor snelle toegang tot de juiste bestanden of mappen.

Minder fysieke archiefruimte nodig voor opslag van documenten

Veel advocatenkantoren maken nog steeds gebruik van een fysiek archief en ook steeds meer advocaten willen dit fysieke archief gedigitaliseerd hebben. Wanneer u dit doet wilt u wel dat alle documenten nog steeds toegankelijk zijn voor iedere advocaat, hetzelfde wat het geval was bij de oude archiefkast.

Belangrijk is dan om deze documenten te plaatsen in een document management systeem zodat advocaten zelfs thuis of op locatie toegang hebben tot deze documenten. Wij werken bijvoorbeeld samen met een professionele partij voor het scannen van fysieke documenten, zo weet u zeker dat uw archief op de juiste manier gedigitaliseerd wordt.

Veiligere document opslag met back-ups

Al eerder genoemd: Een online werkplek waar alle documenten staan opgeslagen is veelal veiliger dan een lokale of lokaal gecentraliseerde opslag. Dit omdat u dan rekening moet houden met de veiligheid van het netwerk op kantoor en die van ieder lokaal systeem. Virussen en malware kunnen bijvoorbeeld schade aanrichten aan uw bestanden of ongeautoriseerde personen kunnen toegang verschaffen tot uw complete netwerk via een laptop met achterstallige updates.

Wilt de lokale opslag wel goed beveiligd hebben? Dan bent u veelal veel geld kwijt aan een IT bedrijf die op locatie periodiek uw services komt beheren.

Gebruikersrechten eenvoudig vast te leggen

Lokale opslag biedt vaak beperkte mogelijkheden tot het instellen van autorisatieniveaus op bijvoorbeeld map-niveau. Een document management systeem stelt u als advocaat in staat om desgewenst een map af te schermen van andere collega’s of juist open te stellen voor uw cliënt.

Versie beheer: oudere versies van een document kunnen altijd teruggehaald worden

Lokale opslag biedt in verhouding tot een gecentraliseerd document management systeem beperkte mogelijkheden voor versiebeheer. Versies worden vaak opgeslagen als aparte bestanden met bestandsnaam_V1.2.docx. Een overbodige benadering en het wordt al vrij snel een complete chaos als dit op grote schaal gebeurd.

In plaats daarvan is het verstandig een document management systeem te nemen die het versiebeheer automatisch voor u regelt wanneer u het document heeft bewerkt en opgeslagen. Vorige versies zijn dan inzichtelijk en kunnen desgewenst als nieuwe versie terug geplaatst worden.

Sluit aan bij de trend van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)

Wilt u uw cliënten of partners vertellen dat u maatschappelijk verantwoord onderneemt? Neem dan een gecentraliseerd document management systeem en werk met uw advocatenkantoor op een online werkplek waar al uw documenten staan opgeslagen.

U bespaart daarmee automatisch printkosten doordat documenten voor iedereen inzichtelijk zijn. Daarnaast worden in bepaalde document management systeem voor de advocatuur (zoals Files42, tip) e-mail bijlagen automatisch opgeslagen in de juiste mappen.

Naast direct toerekenbare operationele kosten zijn uw advocaten ook in staat om vaker thuis te werken. Dit scheelt woon-werk verkeer en daarbij draagt u bij aan een lagere CO2 uitstoot.

Plaats een reactie