8 stappen om de software behoeften van je advocatenkantoor te bepalen

Wat zijn de behoeften van mijn kantoor op het gebied van advocaten software? Dit is veelal één van de lastigste onderdelen om te bepalen. Je bent immers advocaat en hebt vaak geen verstand van specifieke IT behoeften. Om dingen te concretiseren maken we gebruik van praktische vragen en voorbeelden. Probeer deze te beantwoorden en uit te schrijven op papier. Zo kan je deze in je achterhoofd houden bij het vergelijken van abstracte product functionaliteiten.

1. Waarom wil ik voor ons advocatenkantoor software?

“Besteedt iedereen meer tijd dan nodig aan administratieve zaken zoals factureren, offreren en tijdschrijven?”, “Is het lastig om kennis en (zaak gerelateerde) informatie te delen en terug te vinden?”, “Heb je weinig controle over alle lopende of gesloten zaken”, “Werken er meerdere (IT)systemen of tools naast of langs elkaar binnen je kantoor?”. Indien het antwoord op minstens één van bovenstaande vragen ‘ja’ is zal een praktijk management systeem voor de advocatuur bijdragen aan het bevorderen van de efficiëntie en structuur binnen je advocatenkantoor.

2. Wat voor cliënten of welk rechtsgebied bedien ik?

Een goed praktijk management systeem voor advocaten faciliteert het stroomlijnen van iedere zaak, ongeacht het type cliënt (particulier/zakelijk) of rechtsgebied.

3. Wat is een goed systeem mij waard?

Maak dit inzichtelijk en teken het uit om onverwachte kosten te voorkomen. Een goede oplossing is in staat mee te groeien met je kantoor. Breng naast de directe kosten ook de indirecte kosten in kaart (zoals de gewenning aan een nieuwe digitale werkomgeving).

4. Wie gaat het systeem primair gebruiken?

Veelal is dit iedereen binnen je advocatenkantoor tot aan de (externe) boekhouder, met uitzondering van de schoonmaakster. De gebruikersinterface (hoe makkelijk is het systeem in gebruik?) is dus naast de functionaliteiten (wat kunnen wij ermee?) uiterst belangrijk. Daarmee ook de manier van benaderen: Het afschermen van het systeem vanaf buiten het kantoor zorgt dus dat de externe boekhouder niet eenvoudig je in- en uitgaande factureren kan verwerken en dus bij jouw op locatie moet komen.

5. Welke oplossing gebruiken wij nu?

Wanneer je kiest voor een nieuwe praktijk management systeem is het belangrijk om in kaart te brengen welke oplossingen mogelijkheden bieden om huidige gegevens en data te importeren en over te zetten. Indien de aanbieder van de nieuwe oplossing deze import moet uitvoeren brengt dit hogere kosten en complexiteit met zich mee. Is dit self-service binnen je nieuwe systeem? Dan kan je zelf of je systeembeheerder de overstap (eventueel begeleid door de aanbieder) uitvoeren.

6. Gebruik je ook nog andere software?

Efficiëntie komt, net als het gezegde met vertrouwen, te voet en gaat te paard. Wanneer meerdere geïntroduceerde systemen binnen je kantoor niet met elkaar samenwerken gaat de hele bedoeling van digitalisering contra productief worden voor jullie specifieke situatie. Vaak is er niet gelet op de voordelen van integratie met andere software. Gebruik jij of je boekhouder Exact Online, Moneybird of Twinfield voor de boekhouding? Zorg dat het praktijk management systeem koppelt met dit pakket en dat gegevens van het ene systeem automatisch overvloeien naar het ander. Kijk ook naar de communicatieve mogelijkheden van de oplossing zelf. Eventueel ben je in de toekomst van plan om andere systemen aan je oplossing te koppelen. Het is dan belangrijk dat het systeem niet gesloten is maar kan communiceren met derden middels een veilige API.

7. Is de aanbieder bereidt om te ontwikkelen op basis van shared costs?

Is jouw kantoor van (middel)grote omvang (30+ medewerkers). Dan zijn er vaak iets specifiekere behoeften. Omdat software oplossingen gestandaardiseerde producten zijn wil het nog weleens voorkomen dat geen enkele aanbieder voldoet aan al je behoeften waar een systeem voor jullie aan moet voldoen. Let dan goed op de bereidheid van de aanbieder om deze functionaliteiten gratis of op basis van ‘shared-costs’ te ontwikkelen. Shared-costs houdt in dat de aanbieder baat heeft bij het toevoegen van de door jullie gewenste functionaliteiten, hij kan deze immers ook uitrollen onder zijn andere klanten. Het reguliere maatwerk tarief wordt dan door beide partijen voor de helft tot rekening genomen of komt geheel op de schouders van de aanbieder terecht.

8. Een totaaloplossing of best-of-breed?

Wilt u graag alles in één systeem hebben (een totaaloplossing) met hooguit het voeren van een complexere boekhouding extern? Kies dan voor een praktijk management systeem voor advocatenkantoren. Dit is veelal een (kosten)efficiënte oplossing. Wilt u voor ieder doel, zoals tijdregistratie, document management en CRM, een gespecialiseerd pakket? Dan bent u vaak veel geld kwijt aan het laten aansluiten en opleiden van uw medewerkers. Daarnaast is er dan ook nog een centrale portaal (praktijk management systeem) nodig om alle systemen met elkaar te laten communiceren. Keep it simple dus!

Plaats een reactie